Etapa 3 de 7 · ¿Responde a tiempo?

Activación: cómo responder a tiempo las consultas de aspirantes

El aspirante da el primer paso: escribe, llama, completa un formulario. Es el momento en el que más rápido se enfría el interés.

Si no hay respuesta rápida, relevante y que genere motivación, el interés se enfría en minutos y el aspirante elige otra opción. Evaluamos si su universidad está lista para ese momento.

Dónde se pierden inscriptos en esta etapa

Qué hacer: 3 acciones por impacto

  1. Activar WhatsApp Business con respuesta automática en menos de 5 minutos. +0.8 pts
    Elimina la espera crítica.
  2. Rediseñar formulario a máximo 3 campos: nombre, teléfono y programa de interés. +0.7 pts
    Baja la barrera de entrada.
  3. Crear plantillas de respuesta por programa con elemento motivacional y paso siguiente. +0.6 pts
    Reactiva el interés del aspirante.

Las 4 preguntas del diagnóstico para esta etapa

Cada respuesta describe un nivel del proceso. Sirven como autoevaluación rápida: ¿en cuál está hoy su institución?

1. ¿Qué tan fácil es contactar a su universidad?

Por el canal que prefiera el aspirante y desde el celular.

InicialPocos canales, en horario de oficina. Formulario y teléfono; incómodo desde el celular.
En desarrolloVarios canales, desparejos. No todos responden siempre ni son fáciles de encontrar.
ConsolidadoTres o más canales activos. WhatsApp, formulario, teléfono o chat, con confirmación de recepción.
AvanzadoTodo integrado. Todos los canales en un mismo sistema, con tiempos garantizados.

2. ¿Cuánto tarda su universidad en responder una consulta?

Desde que el aspirante escribe o deja sus datos.

InicialSin tiempo definido. Puede tardar más de un día, según quién esté.
En desarrolloEl mismo día, si se puede. Varía según el canal, la carga y el horario.
ConsolidadoMenos de 2 horas, con protocolo. Hay un tiempo máximo por canal y se cumple.
AvanzadoEn minutos, automático. Respuesta inmediata y un asesor sigue cuando hace falta.

3. ¿Qué tan buena es la primera respuesta que recibe el aspirante?

Si responde lo que preguntó y lo invita a seguir.

InicialGenérica. Un mensaje estándar o un PDF con toda la oferta.
En desarrolloDepende de quién responda. Sin guía ni plantillas por programa.
ConsolidadoPlantillas por programa. Responde lo consultado y propone un paso siguiente.
AvanzadoAutomática y personalizada. Según programa y canal; un asesor continúa con el contexto.

4. ¿Cada primer contacto queda registrado para hacerle seguimiento?

En un sistema donde nadie se pierda.

InicialDisperso. Correo, celulares y planillas; no sabemos a quién falta responder.
En desarrolloRegistro manual e incompleto. Depende de que cada asesor lo cargue.
ConsolidadoCRM centralizado. Cada contacto con programa, canal de origen y estado.
AvanzadoRegistro automático con alertas. Historial completo; el sistema avisa si alguien queda sin atender.

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